«Kontor i skyen» er en samlebetegnelse for tjenester som Office 365 fra Microsoft og G-suite fra Google.
Dette er løsninger som er midt i blinken for små og mellomstore bedrifter, først og fremst fordi man da alltid har siste versjon av for eksempel Office-pakken, og man slipper å drifte, vedlikeholde og kjøpe nye lisenser hver gang en større oppdatering kommer.
I praksis betyr et bytte til en av disse tjenestene at man outsourcer ansvaret for drift og vedlikehold av kontorstøtte.
Når vi i Itevo skulle sette sammen denne listen ble den veldig lang, så vi gjorde vårt beste for å korte den ned til fem, veldig gode, grunner til å velge Office 365 eller G-suite.
1. Stabilt
Samme hvor dyktig din nåværende leverandør eller interne IT-avdeling er, så er det ikke til å stikke under en stol enn at ingen er bedre enn Google og Microsoft på å levere e-post og dokumentbehandling. Microsoft garanterer 99,9% oppetid for Office365 og det samme gjør Google. De har begge plassert sine datasenter rundt om i verden og skulle et av senterne oppleve problemer kan de andre ta over.
Derfor vil nedetid ytterst sjelden påvirke deg som bruker av deres tjenester. Og om det gjør det kan du være trygg på at langt flere jobber med å løse det problemet kjappest mulig, enn hva som er realiteten hos tilbydere av Hosted Exchange-tjenester og lignende.
2. Sikkert
Tjenestene fra Microsoft og Google er sikre og tilbyr begge 2-trinns bekreftelse som lar deg blant annet benytte din mobiltelefon som kodenøkkel. Dette betyr at ondsinnede personer ikke vil kunne få tilgang til din e-post uten at de vet både passordet ditt og har tilgang til din telefon. I tillegg har begge begge spam filter og antivirus i toppklasse.
Dette sammen med at dine brukere er oppdatert med siste versjon av for eksempel Office-pakken betyr kort forklart en langt sikrere digital hverdag.
3. Tilgjengelig
Med Office Web Apps og Google Docs kan du logge deg på via din nettleser og endre dine dokumenter fra andre datamaskiner, nettbrett og mobiltelefoner. Du er ikke lenger bundet til akkurat «din maskin» eller tilgang til ressurser på kontoret for å få jobben gjort.
Siden du har lagret dine dokumenter i skyen så har du tilgang fra hvor som helst, når som helst og uten krav til at du har Word, Powerpoint eller andre verktøy installert lokalt på din enhet. Med såkalte «Web Apps» så kan du lese dokumenter, gjøre endringer og dele de fra den enheten du selv ønsker.
Web-applikasjonene til Office 365 og G-Suite er plattformuavhengig, det betyr at de passer for alle dine brukere. Om de bruker Windows, macOS eller Linux.
(Saken fortsetter etter bildet..)
4. Kostnadseffektivt
I motsetning til lokale installasjoner av for eksempel Microsoft Exchange så vil en tjeneste som Office 365 eller G-suite aldri kreve noe i form av sikkerhetskopier, oppgraderinger, hardware eller service- og supportavtaler.
Det betyr at bedriften aldri har utgifter utover faktisk forbruk av tjenesten, eller per konto / lisens.
Det som mange glemmer når man vurderer kosten av slike sky-tjenester er nettopp de skjulte kostnadene som for eksempel å måtte investere maskinvare og de kostnadene som følger med det.
5. Alt inkludert
I motsetning til å kjøpe en «Hosted Exchange»-tjeneste fra en lokale leverandør så er alt inkludert når du kjøpe et abonnement på enten Office 365 eller G-suite. Du får verktøy for å produsere dokumenter, presentasjoner og regneark, i tillegg til tjenester som OneDrive fra Microsoft og Drive fra Google. Disse tjeneste lar deg flytte «filområdet» ditt ut i skyen med de fordeler som det bringer.
Du får også tilgang til samhandlingsverktøy i form av videokonferanser, lyndmeldingstjenster og andre verktøy som kan drastisk endre hvordan dere samhandler i bedriften og ut mot kunder.
Som vi nevnte innledningsvis i dette innlegget så er dette bare fem punkter av en langt lengre liste.
Ta kontakt med oss for å vite mer om hva det kan bety for din bedrift å flytte dette ut i skyen i dag.